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Nos parties prenantes

Une force bénéfique pour toutes nos parties prenantes

Notre entreprise ne se concentre pas seulement sur sa rentabilité.

Elle s’intéresse aussi aux gens.

Qu’il s’agisse de nos clients, de nos communautés, de nos agents, de nos parties prenantes ou de nos collègues, nous sommes déterminés à faire ce qu’il faut, de la bonne manière, au bon moment. Chacun de nous a l’occasion de provoquer le changement et d’avoir une véritable influence au moyen de gestes louables, même s’ils semblent minimes, comme tenir des dossiers exacts et éviter les conflits d’intérêts.

Éviter les conflits d’intérêts

En réalisant une aspiration commune, nos gens

… l’emportent avec intégrité et ne permettent jamais à des activités ou à des intérêts personnels de nuire à ce qui est le mieux pour notre Compagnie.

Un conflit d’intérêts se produit lorsque les intérêts personnels d’une personne interfèrent (ou semblent interférer) d’une certaine manière avec les intérêts de la Compagnie dans son ensemble. Nous comptons sur le travail d’équipe et la transparence pour servir nos clients avec excellence. La prise de décisions audacieuses et de risques calculés exige que nous ayons confiance en nos données, nos intentions, nos attentes et nos collègues.

L’importance que nous attachons à l’honnêteté, au dévouement et à l’intégrité nous incite à faire ce qui est bon pour les gens qui comptent sur nous. Nous sommes tous responsables de dépister les conflits d’intérêts réels ou potentiels et d’en éviter même l’apparence. De cette manière, nous protégeons la réputation de la Compagnie, établissons un lien de confiance avec nos clients et nos communautés et nous positionnons pour soutenir et faire croître notre entreprise à long terme.

women in a meeting room

Dans la pratique

Éviter les conflits d’intérêts signifie :

  • être à l’affût de situations dans lesquelles des intérêts personnels pourraient entrer en conflit avec ceux de la Compagnie ou une personne pourrait raisonnablement penser qu’il y a conflit;
  • admettre que les conflits d’intérêts peuvent être évités ou réglés s’ils sont signalés rapidement et correctement gérés;
  • consulter un gestionnaire ou les Ressources humaines pour obtenir des conseils, surtout si nous craignons l’existence d’un conflit d’intérêts;
  • signaler les conflits d’intérêts réels ou potentiels de manière honnête et rapide;
  • nous retirer du processus de prise de décisions en cas de conflit d’intérêts nous concernant et accepter la décision qui est prise.

Pour en savoir plus sur la manière de signaler un conflit d’intérêts potentiel, consultez la section Ressources.

Les conflits d’intérêts comportent plusieurs secteurs à risque potentiel. Les plus courants sont présentés dans les paragraphes qui suivent.

Membres de la famille et amis

Nous ne devons pas laisser les personnes avec qui nous avons des liens familiaux ou personnels étroits influer indûment sur nos décisions professionnelles. Il faut donc :

  • ne participer ni à la sélection ni à l’embauche d’un candidat avec qui nous avons des liens familiaux ou personnels étroits;
  • faire en sorte que les personnes qui prennent les décisions d’affaires soient parfaitement au courant de l’existence de liens familiaux ou personnels étroits et établir clairement que le processus décisionnel ne doit pas être influencé par ces liens;
  • ne pas avoir de relation hiérarchique au sein de notre organisation avec un membre de notre famille ou un ami proche;
  • ne pas prendre part aux décisions concernant des partenaires d’affaires actuels ou potentiels qui emploient un ami ou un membre de notre famille.

Intérêts financiers personnels ou familiaux

Nous ne devons pas laisser nos placements personnels, ou ceux des membres de notre famille proche, influer sur nos décisions professionnelles. Il faut donc :

  • informer les Ressources humaines par courriel de tous les intérêts financiers personnels ou familiaux importants détenus dans l’une ou l’autre des sociétés du groupe d’entreprises d’Allstate Corporation, dans l’entreprise d’un concurrent ou dans celle d’un partenaire d’affaires;
  • savoir qu’un intérêt financier important comprend le fait d’être un propriétaire, un associé, un dirigeant, un administrateur ou un actionnaire détenant au moins 5 % des actions d’une société;
  • ne pas consentir de prêt aux dirigeants ni aux administrateurs.

Allstate examinera toutes les déclarations afin de déterminer s’il existe un conflit d’intérêts et de choisir les mesures à prendre, le cas échéant.

Le bon

exemple

Le bon exemple

Il n’est pas nécessaire de divulguer la propriété d’un nombre limité d’actions d’une société cotée en bourse ou d’actions détenues par l’intermédiaire d’un fonds commun de placement ou d’une autre entité de placement diversifié similaire.

man wearing glasses looking into camera

Cadeaux et divertissement

Nous recherchons des occasions d’établir des relations d’affaires, mais nous n’offrons ni n’acceptons de cadeaux inappropriés ou autre bien de valeur qui pourrait influer sur les résultats opérationnels. Les cadeaux, comme les objets de faible valeur et les repas modestes, peuvent favoriser et renforcer les relations d’affaires. Toutefois, il est important que nos partenaires et nos clients comprennent que nous ne renoncerons jamais à notre intégrité. Il faut donc :

  • ne jamais offrir ou accepter de cadeaux, de divertissements ou autre bien de valeur si cet échange semble forcer une personne à agir d’une certaine façon ou à faire de même à son tour;
  • ne jamais offrir ou accepter un bien de valeur si cet échange semble aller à l’encontre des politiques ou les valeurs fondamentales de la Compagnie ou de l’autre partie;
  • ne jamais offrir ou accepter des liquidités ou l’équivalent, sauf certaines primes de faible valeur offertes dans la cadre d’un programme approuvé;
  • offrir ou accepter un repas seulement s’il a un motif opérationnel licite et qu’il n’est pas considéré comme extravagant selon les habitudes locales;
  • accepter seulement les cadeaux de faible valeur;
  • ne jamais accepter de cadeau, peu importe sa valeur, d’un client ou d’un fournisseur actuel ou potentiel si nous participons à la gestion d’un sinistre ou au processus d’approvisionnement.

Les lois et les normes culturelles entourant les cadeaux et les divertissements diffèrent selon la région du monde. Pour obtenir d’autres conseils, consultez la section Ressources.

Le bon

exemple

Le bon exemple

Si vous êtes invité à un salon professionnel du secteur de l’assurance, vous pouvez accepter que vos droits d’inscription soient annulés si la principale raison de votre participation est la discussion d’activités d’affaires ou l’établissement de relations. Vous devez d’abord obtenir l’approbation de votre supérieur, et la Compagnie doit payer tous les autres frais de déplacement, le cas échéant.

Occasions d’affaires

Nous ne gardons jamais pour nous une occasion que notre Compagnie pourrait trouver intéressante. Il faut donc :

  • faire connaître les occasions que nous trouvons et les découvertes que nous faisons dans le cadre de notre travail afin que nous puissions mieux atteindre nos objectifs en tant qu’entreprise et mieux servir ceux qui comptent sur nous;
  • éviter d’utiliser les biens, les renseignements ou les ressources de l’entreprise pour en tirer un profit personnel;
  • ne jamais faire concurrence à un membre du groupe d’entreprises d’Allstate Corporation, directement ou indirectement, en tant que représentant d’une société qui n’est pas membre du groupe.

Le bon

exemple

Le bon exemple

Si vous désirez démarrer votre propre entreprise comme mesure d’appoint, il ne serait pas approprié que cette entreprise mène des activités dans un secteur d’assurance couvert par le groupe d’entreprises d’Allstate Corporation. Même si les activités ne sont pas liées, vous ne devez utiliser aucun contact établi en tant qu’employé du groupe d’entreprise d’Allstate Corporation pour bâtir votre clientèle.

Deuxième emploi et autres activités

Nous ne ménageons aucun effort, jour après jour, pour empêcher que les activités que nous menons en dehors de notre travail interfèrent avec nos tâches au sein de la Compagnie ou en matière de service à la clientèle. Il faut donc :

  • s’assurer que les autres emplois, les entreprises personnelles et le bénévolat ne nuisent pas à notre emploi au sein de la Compagnie;
  • ne pas mener d’activités qui entrent en concurrence avec celles de la Compagnie ou qui pourraient nuire à sa réputation;
  • ne jamais utiliser les ressources de l’entreprise, notamment le temps d’autres employés, pour des activités menées en dehors du travail, sauf si elles ont été approuvées à l’avance;
  • obtenir l’approbation de la Compagnie avant d’accepter de siéger au conseil d’une entreprise à but lucratif.

Si vous demandez si un cadeau, une relation ou une activité comporte un risque de conflit d’intérêts, n’hésitez pas à demander de l’aide. Communiquez avec votre supérieur ou les Ressources humaines, ou encore choisissez une des autres options du service Dites-le-nous.

Pour obtenir d’autres renseignements, consultez la section Ressources.

Le leadership

en action

Le leadership en action

Si vous pensez que vous pourriez être ou semblez être en conflit d’intérêts, posez-vous les questions suivantes avant d’agir :

  • Vais-je me sentir obligé ou vais-je faire en sorte que quelqu’un se sente obligé de faire quelque chose?
  • Suis-je en train d’enfreindre nos valeurs fondamentales?
  • Est-ce une action qui me profitera à moi, mais pas à la Compagnie?
  • Y a-t-il un risque que mon jugement soit entaché de partialité?
  • Y a-t-il un risque que la situation donne l’apparence d’un conflit d’intérêts pour d’autres personnes?

Si vous avez répondu Oui à l’une ou l’autre de ces questions ou que vous êtes incertain de certaines réponses, communiquez avec votre supérieur ou les Ressources humaines, ou encore envoyez un courriel à votre service de Conformité (consultez la section Ressources).

Respecter les contrôles internes

En réalisant une aspiration commune, nos gens

… respectent notre système de contrôles internes et y obéissent, car ils savent qu’il protège nos actifs et permet de les comptabiliser correctement.

Dans la pratique

Respecter les contrôles internes signifie :

  • concevoir, utiliser et constamment améliorer des contrôles robustes assurant le suivi et la protection des actifs et l’exactitude de la communication de l’information financière;
  • tenir et observer un système de gestion des dossiers complet et cohérent;
  • nous conformer pleinement à la loi Sarbanes-Oxley et à la loi Foreign Corrupt Practices Act (la « FCPA ») aux États-Unis et à tout autre règlement anticorruption ou de nature financière en vigueur là où nous exerçons nos activités;
  • donner à la direction et aux auditeurs le pouvoir de mettre en place des contrôles de manière transparente et complète.

Créer, maintenir et divulguer des documents et des comptes exacts

En réalisant une aspiration commune, nos gens

… gèrent tous les dossiers de l’entreprise avec honnêteté, exactitude et intégrité conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux exigences de la loi.

Nous créons d’énormes quantités de données chaque année. Il est crucial pour notre entreprise que nos registres soient tenus avec exactitude et dans les règles de l’art. Nous pouvons ainsi accroître notre efficience et améliorer notre capacité à élaborer des stratégies gagnantes. Nous sommes aussi en mesure de fournir des renseignements essentiels aux investisseurs, qui comptent sur une information opportune et précise, et de respecter des normes réglementaires strictes tout en évitant de faire l’objet d’enquêtes ou de poursuites en justice.

Il n’est pas acceptable de créer, d’altérer ou de supprimer des dossiers autrement que pour un motif commercial légitime. Procéder de la sorte dans le but d’entraver les efforts d’un organisme gouvernemental ou réglementaire pourrait également constituer une infraction criminelle. Chacun de nous joue un rôle dans la tenue des dossiers, et nous devons tous assumer ce rôle en mettant nos valeurs fondamentales de l’avant dans toutes les tâches que nous accomplissons pour le succès de notre Compagnie.

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Dans la pratique

Tenir des registres exacts signifie :

  • consigner toutes les opérations avec honnêteté et exactitude en temps opportun, dans le bon compte, pour le bon service et pour la bonne période comptable;
  • comptabiliser tous les actifs, les passifs, les produits et les charges conformément à la loi, aux principes comptables généralement reconnus et aux politiques de la Compagnie;
  • nous assurer que l’ensemble des rapports, des informations à fournir et des communications à l’intention des organismes gouvernementaux et des investisseurs sont complets, fidèles, exacts, opportuns et compréhensibles;
  • créer, stocker et éliminer tous les documents d’entreprise conformément aux procédures de gestion des dossiers et aux calendriers de conservation;
  • collaborer en cas d’audit, d’examen de conformité des assureurs et d’enquête, et protéger tous les documents qui pourraient se rapporter à une procédure judiciaire.

Si vous avez des questions ou pensez que des registres ne sont pas tenus avec exactitude, communiquez avec votre supérieur ou les Ressources humaines, ou encore choisissez une des autres options du service Dites-le-nous.

Le bon

exemple

Le bon exemple

Les termes « documents », « registres » et « dossiers » ne désignent pas seulement les factures et les rapports trimestriels. Ils englobent aussi les feuilles de temps, les notes de frais, les courriels, les messages vocaux, les bases de données, les soumissions, les dessins et les photos. Tout support sur lequel est consignée de l’information se rapportant à l’entreprise ou à une décision, sous forme numérique ou papier, peut être considéré comme un document.

Répondre aux demandes de renseignements des investisseurs, des analystes et des médias

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En réalisant une aspiration commune, nos gens

… s’expriment d’une seule voix et de façon authentique quand ils s’adressent à nos actionnaires, à nos clients et à nos communautés.

Nos parties prenantes ont droit à de l’information cohérente, exacte et claire sur notre Compagnie. Pour nous conformer à la loi et protéger nos intérêts, seules les personnes désignées à cette fin doivent représenter la Compagnie auprès du public ou des médias.

Dans la pratique

Répondre correctement aux demandes de renseignements signifie :

  • être amical et courtois, mais aussi faire preuve de fermeté quand une personne insiste pour obtenir des renseignements que nous ne pouvons pas divulguer;
  • acheminer toutes les demandes de renseignements des médias à notre service des Relations avec les médias (consultez la section Ressources)
  • ne jamais parler au nom de la Compagnie sans avoir obtenu l’autorisation expresse de le faire;
  • supposer que tout ce qui est dit aux représentants des médias peut être publié;
  • ne divulguer aucune information confidentielle, exclusive ou sensible.

Pour obtenir plus de renseignements, consultez la section Ressources.

Le leadership

en action

Le leadership en action

icône de question

J’ai reçu un courriel d’un blogueur du secteur sur de nouveaux produits d’assurance que nous venons de lancer. Puis-je lui recommander de lire le communiqué de presse que nous venons d’envoyer puisque l’information est maintenant publique?

icône de réponse

Plutôt que de lui envoyer un lien menant au communiqué, il est préférable de conseiller à un membre des médias de communiquer avec notre service des Relations avec les médias (ou l’équipe des Relations publiques, ou le service des Relations générales et des Relations avec les médias, le cas échéant). Ainsi, si le blogueur a d’autres questions ou a besoin de plus de ressources, il obtiendra facilement la réponse d’un spécialiste.

ECC Monitor: OK